| Jakie rodzaje wydarzeń mogę zorganizować z systemem Coffee ? |
System Coffee umożliwia zorganizowanie wszystkich rodzajów wydarzeń, które wymagają rejestracji on-line. W szczególności są to:
- Konferencje medyczne, techniczne, naukowe, biznesowe
- Kongresy
- Sympozja
- Zjazdy
- Szkolenia
- Targi
|
| Jaką muszę mieć wiedzę i umiejętności techniczne aby korzystać z Coffee ? |
| System Coffee nie wymaga od organizatora żadnej wiedzy technicznej. Wszystkie funkcje systemu są proste i wygodne w użyciu. |
| Czy system Coffee wymaga instalacji ? Co muszę zrobić aby uruchomić system Coffee ? |
|
System Coffee nie wymaga żadnej instalacji. Jest on bowiem oferowany organizatorom w modelu ASP (Application Service Provider) co oznacza, że system zainstalowany jest na naszych serwerach i jedynym wymaganiem jest posiadanie zwykłej przeglądarki internetowej takiej jak Internet Explorer czy Mozilla Firefox.
|
| Ile czasu trwa uruchomienie systemu Coffee abym mógł rozpocząć rejestrację on-line ? |
|
Uruchomienie systemu Coffee wraz z podstawową konfigurację zajmuje około 15 minut. Oczywiście zdefiniowanie kompletnej strony internetowej oraz bardziej zaawansowanych funkcji może potrwać nieco dłużej, ale łączny czas uruchomienia wszystkich funkcji, łącznie ze stworzeniem strony WWW wydarzenia nie powinien przekroczyć 1 godziny.
|
| Czym różnią się od siebie wersje systemu Coffee Cappuccino i Espresso ? |
Oferowane wersje systemu różnią się od siebie funkcjonalnością a co za tym idzie także ceną.
Wersja Coffee Cappuccino oferuje podstawowe funkcje takie jak:
- Strona internetowa
- Rejestracja on-line
- Zarządzanie listą zarejestrowanych uczestników
- Rozliczanie płatności i wystawianie faktur
- Wysyłanie wiadomości e-mail do uczestników
- Generowanie identyfikatorów i certyfikatów
Taki zestaw funkcji zapewnia podstawową obsługę procesu rejestracji on-line oraz dalszego zarządzania uczestnikami.
Wersja systemu Coffee Espresso udostępnia ponadto następujące moduły:
- Obsługa zakwaterowania uczestników
- Przyjmowanie i recenzja prac naukowych
- Ankiety
- Definiowanie programu konferencji
- Płatności on-line
Wersja Coffee Espresso jest pełną wersją systemu Coffee i umożliwia kompletną organizacje nawet najbardziej skomplikowanych wydarzeń.
|
| W jaki sposób mogę zapłacić za użytkowanie systemu Coffee ? |
Instytut Studiów Programistycznych S.A. oferuje dwie możliwości rozliczania użytkowania systemu Coffee.
- Płatność za każdego uczestnika (per user / successful fee) - jest to metoda polegająca na tym, że na koniec każdego kalendarzowego miesiąca wystawiana jest faktura na kwotę odpowiadającą liczbie rzeczywiście zarejestrowanych uczestników w danym miesiącu. Ta metoda umożliwia rozpoczęcię procesu rejestracji uczestników bez żadnych kosztów. Należności pojawiają się dopiero wtedy, kiedy organizator ma już zarejestrowanych uczestników, więc także pewne wpływy z opłat rejestracyjnych czy dodatkowych
- Pakiet uczestników - jest to metoda polegjąca na tym, że przed rozpoczęciem rejestracji uczestników na dane wydarzenie, organizator z góry wykupuje pakiet na określoną liczbę uczestników, którzy mogą się zarejestrować w systemie Coffee.
Szczegółowy cennik systemu Coffee znajduje się w zakładce "Koszty"
|
| Co się dzieje z danymi zgromadzonym w systemie Coffee po zakończeniu danego wydarzenia ? |
|
Dane zgromadzone w systemie Coffee w ramach organizacji danego wydarzenia zostają w systemie na zawsze, chyba że organizator wyrazi chęć aby wszystkie zgromadzone dane zostały usunięte. Dzięki temu, że system Coffee przechowuje wszystkie dane możliwe jest przeglądanie tych danych przez organizatora nawet kilka lat po zakończeniu danego wydarzenia.
|
| Czy dane gromadzone przez system w ramach organizowanego wydarzenia są bezpieczne ? |
|
Tak. System Coffee jest zabezpieczony przez nieuprawnionym dostępem przez osoby trzecie. Dodatkowo spełnia wszelkie wymagania Ustawy o Ochronie Danych Osobowych w zakresie bezpieczeństwa systemów informatycznych gromadzących dane osobowe, które są ustawowo chronione.
|
| Kto w świetle przepisów prawa jest administratorem danych gromadzonych w systemie Coffee ? |
|
W świetle przepisów Ustawy o Ochronie Danych Osobowych jedynym administratorem danych osobowych jest organizator wydarzenia, który przy użyciu narzędzia informatycznego, jakim jest system Coffee, te dane zbiera. Instytut Studiów Programistycznych S.A. na życzenie może udostępnić interpretację przepisów ustawy, którą otrzymaliśmy od GIODO, a która stwierdza, że ISP S.A. nie jest administratorem danych w świetle brzmienia ustawy.
|
| Nie mam strony internetowej wydarzenia. Czy mogę ją stworzyć wykorzystują system Coffee ? |
|
Tak. System Coffee udostępnia moduł strony WWW, dzięki któremu możliwe jest stworzenie we własnym zakresie strony internetowej wydarzenia. Możliwe jest zdefiniowanie szablonu graficznego, poszczególnych zakładek oraz edytowanie treści każdej z nich za pomocą modułu zarządzania treścią CMS.
|
| Chciałbym stworzyć stronę internetową w systemie Coffee. Jaki będzie jej adres / domena ? |
|
System Coffee umożliwia zdefiniowanie dowolnego adresu / domeny internetowej jak np. www.adreswydarzenia.com a także wykorzystanie subdomeny jak np. www.adreswydarzenia.coffee.ispsa.pl. W tym pierwszym przypadku niezbędne będzie zarejestrowanie i wykupienie domeny oraz przekierowanie jej na adres serwera systemu Coffee. Oczywiście nasz dział pomocy technicznej może Ci w tym pomóc. W przypadku korzystania z subdomeny nie są wymagane żadne dodatkowe koszty.
|
| Mam już stronę internetową. Czy mogę ją zintegrować z systeme Coffee ? |
|
Tak. System Coffee udostęnia specjalne mechanizmy integracyjne, dzięki którym możliwe jest powiązanie istniejącej strony internetowej z systemem Coffee.
|
| Chciałbym skorzystać z systemu Coffee ale nie wiem czy poradzę sobie z konfiguracją. |
|
System Coffee udostępnia kompletną pomoc on-line oraz instrukcję użytkownika. Jeśli jednak nadal nie wiesz jak skonfigurować system Coffee możesz to zlecić naszemu działowi pomocy technicznej. Usługa konfiguracji systemu jest płatna jednorazowo.
|
| Chciałbym skorzystać z modułu Płatności on-line. Co muszę wiedzieć / zrobić ? |
System Coffee na chwilę obecną jest zintegrowany z trzema dostawcami usługi płatności on-line. Są to:
- Polcard (obecnie First Data Poland)
- Dotpay
- E-card
Aby skorzystać z usługi płatności on-line, organizator musi podpisać stosowoną umowę z wybranym operatorem a następnie w panelu konfiguracyjnym systemu Coffee musi podać otrzymany identyfikator klienta. Proces podpisywania umowy z operatorem usługi zwykle zajmuje nie więcej niż 3 dni. Uruchomienie płatności on-line w systemie Coffee zajmuje mniej niż 1 minutę.
|
| W jaki sposób działa usługa płatności on-line ? |
Usługa płatności on-line działa w następujący sposób.
- Uczestnik rejestrując się wybiera opłaty związane z uczestnictwem w wydarzeniu
- Uczestnik wybiera sposób płatności - transkacja on-line
- Uczestnik jest przenoszony do serwisu wybranego operatora płatności on-line
- Uczestnik dokonuje płatności kartą kredytową bądź przelewem bankowym on-line
- Serwis operatora informuje system Coffee o statusie transakcji przeprowadzonej przez uczestnika
- System Coffee generuje automatycznie wpłatę, dzięki czemu organizator widzi zmianę na liście płatności
Taka procedura zapewnia w pełni automatyczny proces zbierania należności od uczestników konferencji.
|
| Czy usługa płatności on-line jest darmowa ? |
|
Nie. Każdy z operatorów pobiera prowizje od dokonanych transakcji on-line. Jest to przedział pomiędzy 2%-4% od kwoty wykonanej transakcji przez uczestnika.
|
| Co się dzieje z pieniędzmi które wpłacają uczestnicy za pomocą płatności on-line ? Czy mam do nich dostęp ? |
|
Pieniądze wpłacane za pomocą usługi płatności on-line przechowywane są na indywidualnym koncie u wybranego operatora. Większość z operatorów umożliwia swobodny dostęp do zgromadzonych środków poprzez panel administracyjny. Żadne ze środków nie są gromadzone ani przechowywane przez Instytut Studiów Programistycznych S.A.
|
| Nie chcę korzystać z płatności on-line. Jakie mam inne możliwości ? |
|
System Coffee umożliwia generowanie automatycznych faktur Pro-forma, które są wysyłane do uczestnika wiadomością e-mail. Dodatkowo w ramach potwierdzenia rejestracji uczestnik otrzymuje komplet informacji niezbędnych do wykonania tradycyjnego przelewu bankowego. Organizator w ramach rozliczania płatności musi na podstawie wyciągów z konta bankowego wprowadzać do systemu informacje o dokonanych wpłatach. Dzięki temu może w pełni kontrolować proces rozliczenia należności uczestników.
|
| W ramach wydarzenia mam wiele niestandardowych opłat. Czy system Coffee jest w stanie je obsłużyć ? |
|
Tak. System Coffee zapewnia możliwość zdefiniowania dowolnych opłat w ramach trzech głównych kategorii: opłaty rejestracyjne, opłaty dodatkowe, imprezy towarzyszące. Dzięki temu wszystkie niestandardowe opłaty mogą być obsługiwane zarówno na poziomie rejestracji on-line jak i późniejszemu zarządzaniu bazą uczestników.
|
| Opłaty są zróżnicowane w zależności od terminu płatności / rejestracji. Jak sobie radzi z tym system Coffee ? |
|
System Coffee dla każdej z trzech głównych kategorii opłat umożliwia zdefiniowanie dowolnej liczby terminów płatności, w ramach których stawki poszczególnych opłat się różnią. W ramach rejestracji on-line system Coffee kontroluje zdefiniowane terminy uniemożliwiając wybór opłaty tylko z aktualnego lub przyszłego terminu.
|
| W ramach wydarzenia chcę mieć obsługę prac naukowych on-line. Jak sobie radzi z tym system Coffee ? |
System Coffee umożliwia pełną obsługę procesu składania, recenzji oraz wyboru prac naukowych. W ramach konfiguracji możliwe jest określenie sposobu wysyłania prac, określenia słów kluczowych oraz sesji tematycznych, które uczestnik składający prace naukową musi wybrać. Dodatkowo system Coffee obsługuje zarówno streszczenia (abstracts), artykuły (full papers) oraz poprawione artykuły (revised papers).
W ramach recenzji prac naukowych system Coffee ułatwia przydział recenzentów do poszczególnych prac oraz umożliwia pełny proces recenzji on-line. Dzięki temu eliminujemy konieczność zmagania się z jakimikolwiek formami papierowymi a Komitet Naukowy ma pełną kontrolę nad wszystkimi pracami naukowymi.
|
| W ramach wydarzenia chcę obsługiwać zakwaterowanie uczestników. Czy jest to możliwe ? |
|
Tak. System Coffee wspiera pełny proces rezerwacji miejsc hotelowych on-line. Organizator ma za zadanie określić dostępne hotele, typy pokoi, ceny za dobę oraz dostępność poszczególnych pokoi w czasie trwania wydarzenia. Następnie uczestnicy w ramach rejestracji mogą wybierać dostępne pokoje a także zgłaszać preferowane osoby do zakwaterowania. System Coffee udostępnia kompletne raporty rezerwacji miejsc hotelowych oraz dostępności poszczególnych miejsc wybranych hotelach. Co najważniejsze system Coffee pilnuje liczby dostępnych miejsc, dzięki czemu organizator ma gwarancję że każdy uczestnik, który określi swoje preferencje odnośnie zakwaterowania dostanie właściwy pokój.
|
| W jaki sposób działa funkcja drukowania identyfikatorów ? |
System Coffee udostępnia funkcję automatycznego generowania i drukowania identyfikatorów dla uczestników wydarzenia, która działa w następujący sposób:
- Wgrywamy do systemu szablon graficzny, stanowiący tło identyfikatora
- Definiujemy które informacje (imię i nazwisko, instytucja itp) mają się znaleść na identyfikatorze oraz w którym miejscu mają być drukowane
- Przypisujemy określoną grupę uczestników do zdefiniowanego identyfikatora
- Drukujemy identyfikatory bądź eksportujemy je do formatu PDF
|
| Co oznacza pojęcie preferencji faktur ? |
|
System Coffee umożliwia uczestnikowi wydarzenia zdefiniowania preferencji faktur, czyli swojego oczekiwania w stosunku do organizatora odnośnie wystawienia faktury. W szczególnych przypadkach uczestnik może na przykład podzielić swoje opłaty pomiędzy wielu płatników i dzięki zdefiniowaniu preferencji faktur, organizator wydarzenia wie w jaki sposób powinien wystawić faktury danemu uczestnikowi.
|
/coffee_strona_glowna.jpg)
/coffee_menu_kreska.jpg)
/coffee_o_systemie.jpg)
/coffee_funkcje.jpg)
/coffee_koszty.jpg)
/coffee_tytul_kreska.jpg)
/coffee_slownik.jpg)
/coffee_wydarzenia_kreska.jpg)
/coffee_wyprobuj.jpg)