Inwentaryzacja "zerowa" to unikalne na skalę Polski rozwiązanie, zapewniające wsparcie przez system ProInwent prac związanych z wdrożeniem systemu kodów kreskowych w przedsiębiorstwie. Metoda ta powstała w oparciu o nasze doświadczenia w zakresie przeprowadzania pierwszej inwentaryzacji, połączonej ze znakowaniem składników majątku kodami kreskowymi, w największych polskich firmach i przedsiębiorstwach.

Inwentaryzacja zerowa ma miejsce wszędzie tam, gdzie wdrażany jest pierwszy system współpracujący z kodami kreskowymi a zatem niezbędne jest utworzenie podstawowej bazy danych wszystkich składników majątku a następnie oznakowanie ich kodami kreskowymi. Z doświadczenia ISP S.A. wynika, że rozbicie tych procesów powoduje wiele problemów ale przede wszystkim znacznie wydłuża czas wdrożenia systemu. Przeprowadzanie tych dwóch procesów jednocześnie, gwarantuje zminimalizowanie liczby błędnie wprowadzonych czy oznakowanych składników majątku.

Inwentaryzację zerową przeprowadza się standardowo na komputerach przenośnych (laptopach, netbookach) oraz dodatkowo wykorzystuje się skanery kodów kreskowych podłączone do komputerów. Najczęściej też, przygotowane są już wcześniej etykiety z kodami kreskowymi, którymi znakowane będą składniki majątku, po to, żeby zespoły spisowe nie musiały dodrukowywać etykiet w trakcie spisu.

Proces inwentaryzacji zerowej sprowadza się do oznakowania składnika majątku etykietą z kodem kreskowym a następnie zeskanowaniem jej skanerem podłączonym do komputera. W systemie ProInwent dodowany jest nowy składnik majątku, dla którego możemy wprowadzić wszelkie niezbędne informacje jak np.: nazwę, lokalizację, pracownika odpowiedzialnego itp. Przy założeniu, że istnieje jakakolwiek baza pierwotna możemy te informacje pobrać bezpośrednio z tejże bazy.

Poza samym procesem znakowania oraz spisywania składników majątku system ProInwent udostępnia wiele narzędzi wspomagających rozliczanie oraz wyjaśnienia przeprowadzonego spisu. Ma to szczególne znaczenie w przypadku gdy przed inwentaryzacją została zaimportowana baza pierwotna z którą możliwe jest porównanie stanu środków po spisie.

Inwentaryzacja "off-line" jest najbardziej popularną metodą przeprowadzania inwentaryzacji, ze względu na prostotę obsługi urządzeń oraz niskie koszty związane z wykonaniem spisu. W odróżnieniu od inwentaryzacji "zerowej" tą metodą możliwe jest przeprowadzenie inwentaryzacji pod warunkiem, że wszystkie składniki majątku przedsiębiorstwa zostały wprowadzone do systemu ProInwent oraz zostały oznakowane etykietami z kodami kreskowymi.

Metoda inwentaryzacji "off-line" polega na tym, że wszystkie niezbędne dane dotyczące środków trwałych są przed przystąpieniem do spisu wgrywane na kolektor danych, gdzie zostają tymczasowo zapisane w pamięci urządzenia. Następnie komisje spisowe przy użyciu tych kolektorów inwentaryzują majątek przedsiębiorstwa poprzez zwykłe skanowanie kodów kreskowych. W trakcie przeprowadzania spisu kolektor udostępnia bieżące raporty inwentaryzacyjne, dzięki którym można śledzić postępy pracy. Po zakończeniu inwentaryzacji dane wynikowe są eksportowane do systemu ProInwent, gdzie możliwe jest wykonanie rozliczenia inwentaryzacji.

System ProInwent udostępnia dla tej metody inwentaryzacji zestaw narzędzi wspomagających proces wyjaśnień i rozliczeń wykonanego spisu. Oczywiście po zakończeniu wyjaśnień system ProInwent generuje wszystkie niezbędne raporty inwentaryzacyjne, które następnie można wydrukować.

Wadą tej metody są ograniczenia pamięci kolektorów danych (choć obecnie większość dostępnych modeli posiada gniazda na karty pamięci SD) oraz potencjalna możliwość wielokrotnego spisania tych samych przedmiotów gdy równolegle pracuje kilka komisji spisowych.

Alternatywną metoda inwentaryzacji w systemie ProInwent jest metoda "on-line", która wymaga bardziej zaawansowanych urządzeń - terminali mobilnych wyposażonych w moduł GPRS bądź moduł WiFi. Metoda ta świetnie sprawdza się wszędzie tam, gdzie nie ma bezpośredniego dostępu do sieci lokalnej oraz komputerów stacjonarnych a także w przypadku inwentaryzacji ciągłej, która wymagałaby częstej synchronizacji danych z serwerem systemu ProInwent. Podobnie jak w przypadku inwentaryzacji "off-line" metoda ta wymaga aby w systemie ProInwent była już aktualna ewidencja składników majątku, które są już oklejone etykietami z kodami kreskowymi.

Podstawą działania tej metody jest bezpośrednie połączenie z serwerem systemu ProInwent, z wykorzystaniem dowolnej metody połączenia sieciowego. Dzięki temu nie ma konieczności przegrywania danych potrzebnych do przeprowadzenia inwentaryzacji, ponieważ terminal mobilny ma połączenie on-line z systemem ProInwent i może pobierać niezbędne dane w dowolnym momencie. Zastosowanie tej metody wyklucza też możliwość wielokrotnego spisania tych samych składników majątku, ponieważ równolegle pracujące komisje spisowe mają dostęp do wszystkich bieżących wyników inwentaryzacji.

Podobnie jak w przypadku metody inwentaryzacji "off-line" system ProInwent udostępnia zestaw narzędzi wspomagających proces wyjaśnień i rozliczenia przeprowadzonych spisów. Także po zakończeniu tego procesu system ProInwent generuje wszystkie niezbędne raporty inwentaryzacyjne.

Wadą tego rozwiązania są stosunkowo wysokie koszty związane z zakupem zaawansowanych terminali mobilnych oraz przystosowaniem architektury sieciowej w przedsiębiorstwie, która zapewni łączność on-line pomiędzy terminalem a serwerem aplikacji ProInwent.